Електронно трудово досие. Връчване на документи по електронен път между работодател и работник – 2018г.


Уволнение по електронната поща и трудовите досиета да станат електронни – това предвижда новата Наредба за вида и изискванията за издаване и съхраняване на електронни документи в трудовото досие на работника.*** Да ви уволнят с имейл- възможно, но няма да е толкова лесно, а и при определени условия.Идеята на законодателя е да се улесни връзката работодател – служител – четете, за да разберете защо.

 
Електронно ще могат да се връчват и съхраняват всякакви документи, свързани с възникването на трудовото правоотношение, изменения и прекратяването му.  По имейл ще може да получите заповеди от работодателя ви, ще може да изпратите болнични листове,  ще е позволено и връчването на предизвестия за прекратяване на трудов договор – било то от вас, било от вашия работодател.

!!!  Предвидено е връчването на електронни документи да е договорено между работодателя и работника и да бъде изрично вписано в трудовия договор или анекс към него, а  работникът и работодателят да могат по всяко време да се откажат от ползването на електронни документи.Съгласието може да се даде преди, едновременно със или след възникването на трудовото правоотношение.

Връчването на електронни документи обаче няма да става през обикновена електронна поща, а през системата за електронно връчване, която ще ползва и електронното правителство. Тя бе пусната от Държавната агенция “Електронно управление” в края на  2017година.

Работодателят трябва да подписва всички свои е-документи до работника с електронен подпис, а на някои от тях да слага и електронен печат. Работникът ще въвежда своите документи в системата на фирмата и без електронен подпис. Ако все пак работодателят иска от него да подписва документите, той трябва да поеме разходите за закупуване на електронни подписи за служителите си.Разходите по използването на услуга за електронна препоръчана поща от страна на работодателя и от страна на работника или служителя са за сметка на работодателя.

По искане на работника или служителя работодателят е длъжен в срок от 14 дни да му издаде и предостави в електронен вид документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, както и електронните документи, съхранявани в трудовото му досие, както и преписи от тях.

Трудовите досиета и възможността за тяхното съхраняване и създаване в електронен формат:
На теория възможността работодателите, които желаят, да създават и съхраняват документите от трудовото досие на работника или служителя в електронен формат, беше въведена още на 1 януари 2017 г. с изменението на чл. 128б на Кодекса на труда:

Чл. 128б.  (1) Работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител.
(2) Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
(3) (Нова – ДВ, бр. 105 от 2016 г., в сила от 01.01.2017 г.) Част от документите по ал. 2 могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет.
(4) (Предишна ал. 3 – ДВ, бр. 105 от 2016 г., в сила от 01.01.2017 г.) Работникът или служителят има право да получава заверени копия от съхраняваните документи по реда на чл. 128а.
В Наредба за вида и изискванията за издаване и съхраняване на електронни документи в трудовото досие на работника се определят видът на електронните документи, които са част от трудово досие, както и изискванията за тяхното създаване, съхраняване и размяна, както и и изискванията към информационни системи на работодателите.

!!! Но наредбата не задължава работодателите да създават и съхраняват документите за трудовите правоотношения в електронен вид.И всеки работодател на фирма ще може да прецени, според спецификите на работата, кои документи ще пази на хартия и кои в електронен вид. Това той ще определя с Правилника за вътрешния трудов ред, в него ще се определя и видът на електронния подпис, който се използва от работниците и служителите.

Наредбата не изброява всички видове книжа, които са част от трудовото досие и може да съществуват и в електронна форма, а прави следната класификация:

  • едностранни документи, създадени от работодателя;
  • едностранни документи, създадени от работника и служителя;
  • документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение;
  • документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение
  • други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение.

Когато работодателят създава и съхранява електронни документи в трудовото досие е длъжен да уведоми работника или служителя.

Изпращането и получаването на е-документи ще става чрез препоръчан имейл с възможност за доказване на връчването на всяко съобщение. Всички разходи са за сметка на работодателя.

В наредбата се определят и специфични изисквания към информационната система на работодателя. Тя не трябва да позволява случайно или незаконно унищожаване на документи и данни в нея, неправомерен достъп, изменение или разпространение на личните данни на служителите.Всяко действие в системата се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат.

Работодателят няма право да откаже получаването на документ от работник или служител на хартиен носител.Документите подадени на хартиен носител могат да се включват в трудовото досие на работника или служителя чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство.

Работодателят осигурява на работника или служителя непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовото му досие.

 

И още –  за всичко това е нужен електронен подпис, а той струва пари, за да се ползва системата за сигурно електронно връчване, работодателите ще трябва да плащат  и такса на година за всеки свой работник.

Също така и работникът да речем да е технически грамотен и да може да работи с електронна поща и да има достъп до интернет.

При всички случаи, трябва да се натрупа известна практика и да видим, как самата система и правила ще заработят…
*** При развитие и промени – ще „ъпдейтна статията„ и ще следя развитието на въпроса!
Светлана Димитрова,
rabotatami.com

Препоръчанo за Вас

Коментари

коментирай